インターネットで検索し、疑問点もメールやビデオ会議が簡単に安くできる現在、わざわざ海外に出張し成果を報告書にまとめ提出する。これには、他でもない自分が海外の適切な権限を持つ人を説得する会話力が不可欠です。
気をつけたいのは、流暢に英語で喋れれば良い、あまり喋れないからダメということではありません。言っていることに筋が通っていて、言ってる人（貴方）が信用できるかという点です。
技術者が海外出張した場合、極端な時間の制限がない限り、数式や物理式を図を書いて説明すれば理解してもらえます。共通の物差しを使い論理的であれば通じるということです。
また、組織図を示し、取締役であるとか部下が何十人いるとか、～をする、きめる部門の責任者であることを示せれば信用を得ることができます。向こうも商売ですから、このチャンスをモノにしようと考えてますから、こちらの話を真剣に聞いてくれます。
恐らく大半の方は、それほどの地位でもないが社命で出張に行く事になったのではないでしょうか。
前にも書いた点も含めて、準備したい点をまとめますと
１．3分間の自己紹介英文を作る。
２．紙を見ないで自己紹介できるよう暗記する。
３．家族、友達の前で喋ってみる。
○以上は自分の英語のレベルを出張訪問先の人に会議本題に入る前に理解してもらうのに大事なポイントです。
４．出張申請する際に結果（目標）を決めておく。
５．結果を得るために必要な、稟議書類を提出し、飽きるほど関係部署に説明しておく。
他部署から案外キーになるアドバイスがもらえますし、交渉時に絶対抑えなければならないポイントも自分自身でよく理解できます。
６．先方から、予期しない条件がでることもあり、事前の稟議書の通りの契約はできないと思いますが、出張から帰ってから、海外で約束した条件、曖昧にしできた条件の稟議を通すことはずっと難しいと思います。
７．事前に、出張中の会議でYesと言える内容の稟議承認を得ておくことが成果を上げる上で絶対的に必要です。（貴方に決裁権があれば問題ないですが）
○忙しい、海外のエグゼクティブは必要事項にある程度Yes,Noも言えない、「帰って確認します」ばかり言う人を交渉相手とは認めません。事前に準備していなくては失礼です。
○また、だらだらと会議や食事に付き合ってくれる海外のマネージャーには大体決裁権がありません。
８．稟議書に書いた目標を説得する英文資料を用意する。論理的な矛盾がないかチェックする。
９．合意した際の、先方のメリットを考え説明資料に加える。Win-Winの関係になっているか確認。
10．英語で資料プレゼンの練習をする。家族、知人の前でやる。
資料がしっかりしていれば、発音の良し悪しは大きな問題にはなりません。
○初めて会う人から信頼を得るには、ここまで調べて準備して来たと認めてもらうことです。
説明や結果は状況を数値化して示している、図を使って直感的に理解できる、プロセスに矛盾がない－－－しっかりした準備。
○しかし、つまずくのは質疑応答です。非常に馬鹿馬鹿しい単純な質問をする人や、いろんな国から来ている人がそれぞれ違う英語を使いますから、聞き取りにくいが多いです。
資料に関係ない質問する人もいるのであわてますが、聞き取りにくかったら書いてもらうのも手です。
ちゃんと質問が聞ければ回答は的を外しませんが、意味を聞き取り違えることは致命的です。質問の意味を自分で理解した意味で言い直して「～という質問ですね」と返すことも大事なポイントです。
そうは言ってもなかなか機会が無いという人は、こんな教材を試してみては如何でしょう。
らしい発音を覚える
とりあえず手をつける
自分が興味を持てる場面を想定する
話題をためる
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