2012/05/21

海外出張準備 申請

海外出張も出張申請が承認されないと始まりません。

研修制度の一環として、会社が展示会、セミナーの日程に合わせて企画する場合、会社がアレンジしてくれた現地法人のサポートや提携ツアーのスケジュールに乗るだけ、集合場所にたどり着ければOKとなります。

また、業務の進捗によって問題の解決のために、乗り込むケースがあります。この場合、先方とは既にメール、電話会議、TV会議でお互いの主張や、問題点も明らかで海外出張申請提出そのものは難しくないと思います。

ただし、解決するためには相当苦労する交渉が待ち構えているので行きたくない、出来れば他の人に行ってもらいたいと願うケースの方が多いかもしれません。


海外出張の目的が、新規顧客、新規市場の開拓、あるいは技術動向の調査になってくると申請書の書き方難しくなってきます。

大きな展示会開催期間を狙い、下記の申請理由をプラスすると承認の確率が上がると思います。
展示会関係
①展示会開催に併行して、開かれるの業務に関係の深いセミナー、ワークショップなどのレジメを
つける。
②業務に関係の深い会社のプライベート展示ブース見学を申し込んでおく。日本国内に支社、代理店があればこちらから申し込んでおく。
③日本国内に支社、代理店があれば、そちら経由で招待状を書いてもらう、個別の~について話し合いたい等の文章が入っていれば、なお宜しい。
③④とも、返信が一般的で儀礼的ですと上司が貴方の申請を見て、自分が行くと云うことがあるの個別の~については結構大事なポイントです。
④先方のマネージャーにアポイントをとる。infoとか問い合わせフォーム宛に貴方の訪問目的を書いて送れば、会える確率は高いと思います。
会社の英文ホームページアドレスを書く事も忘れてはいけないポイントです。
会社の信用を得るには、ゼネラルな情報が整理されているホームページを見てもらうのが一番です。

ただし、会社のホームページに書いてある内容だけでは、貴方が先方と話し合いたいポイントの説明にはならない場合でしょう。貴方の訪問の目的が会社の情報と重なり、理解してもらえる資料が必要です。


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