海外出張 事前の準備

海外出張も研修や展示会出展以外ですと先方と交渉するために事前の準備が必要になります。

相手となる海外企業の国際営業部門や輸出担当のマネージャーとなると会社の中でも相当の地位になりますし、初めて取引する場合にはトップに近い人との交渉が必要になります。
日本企業は組織がでかいので新商品の担当となると係長、課長さんが出張に出かけることになると思います。

よく起こる問題は先方の忙しいところに無理やりアポイントをとって、交渉がうまくいきかけたときにYes,Noを答えられないで、「持ち帰って確認します。」「電話で確認してメールで回答します。」と日本本社の指示を仰ぐことです。
先方は「この人には決定権を持たない人だな、私が交渉する相手ではない」と判断され、「後は担当と話してくれ」とチャンスを失うことになります。担当も権限の無い人と付き合ってもメリットは無いので、玄関まで送ってバイバイとなってしまいます。
また、OK!,Yesとやって後で日本の上司の承認がとれないのでダメになりましたとか、最悪は連絡もしないとなると将来の芽も摘むことになってしまいます。
皆さんが、会社で役員を引っ張り出して面談した相手が何も決められない人だったら、後で「何だ協の会議は、、」と怒られそうですね、そんな感じです。

自分の決定権を超える、交渉相手のレベルの商談をするわけですから、出国前に国内で交渉内容を想定し、事前にある程度の稟議決済をとっておくことが必要です。
こうなった場合、○○の条件付で話を進めます。と決済を取っておくことです。

先方のトップに会わないと話は進みませんし、トップレベルとアポイントがとれたら、交渉相手の決裁レベルについて事前に社内根回しは済ませておくことが交渉成立の第一歩です。
実際、「専任技術者を最低でも100名用意しろ」とか即答出来ない、予想もしない課題をぶつけられたりして苦労します。
最悪でも次の交渉が出来るように全部持ち帰りの「初めてのお使い」にならない準備が必要です。