海外出張の目的

海外に出張する目的も様々だと思いますが、大きく分けて、あらかじめ会議のテーマが決まっている場合と決まっていないケースがあります。
後者には研修旅行、展示会や工場・施設見学など親睦や仕事の結果へのインセンティブ、調査が主な目的の場合です。

ほとんどの出張は、前者のテーマが決まっている場合が多いと思います。
１．発表、報告する
２．ビジネスの機会を作りに行く
３．トラブルが発生し、調査・交渉する

１．発表や調査
学会、セミナー、展示会などで発表する場合では、自分の得意な専門分野のことですので、事前に良く練った資料を作ることが出来ます。
会社の状況、自分の経歴なども間単に触れて、発表するテーマにふさわしい経験を持っている事をアピールします。受講者の立場で見れば、発表する人が所属する機関、立場、発表者の職務経験から事前に聴講する価値があるか知っておきたいので、主催者側に連絡する時にはよくチェックしたものを用意しておきます。
良い情報かどうかは、聴けば判ると思いがちですが、聴いてもらわないと始まりません。
発表は上記の後援者である自分の紹介から、発表テーマに関する状況、ニーズ、経緯にふれてから入っていくのが一般的だと思います。
最初に聴衆をひきつける一言を入れられれば、のっていけると思います。
海外では、こんなこと聞くか？という当たり前の事項の質問もありますので、皆が同じレベルとは思わないで其々丁重に対処します。

２．ビジネスの機会を作りに行く
アポイントがとれた時点で、会議の目的は伝わっています。言い換えればアポイントをとるためのメールでのアピールが重要になります。
先方の利益も考えたWin-Winのモデル提案をして、会議のメリットを印象付けます。また、先方の決定力のある人に会いたい場合は、こちらの出席者の立場や決定権（肩書きの英語表記で推測できる場合も多いが、説明を加えないと先方では理解できない日本的肩書きも多い）についても触れておきます。
偉い人に会える場合は、事前に社内稟議などで、出張先の会議で決定して良い範囲を確認しておきます。会社に持ち帰って確認して連絡しますでは折角の会議設定の意味は無くなります。また、他の訪問先にも寄ったり、帰国後会議を召集して判断を仰いだりしていると、先方から見たこちらのテーマに対する重要度が低いと看做されます。

３．トラブルが発生し、調査・交渉する
あまり行きたくないですが、一番多い出張テーマではないでしょうか。
出来るだけ発生事項の情報を集め、情報を時系列に整理、発生した経緯と内容をシンプルに装飾無くまとめます。裁判にもなるかもしれませんから、正確性が第一です。
また、事態がビジネスに与える影響をポテンシャルも含めて明記し、先方の偉い人の注目を得ることも重要です。世界に知れ渡っている会社に勤めている場合は先方の問題解決の意識レベルも高いですが、そうでもない会社の場合は貴方の交渉力にかかっています。頑張りどころです。
社内害の関係者ともよく議論しておき、会議での落としどころを決めておく必要があります。様々な要求全てを出張先の会議で決めることは出来ません。出頭先のその会議で決めるべきことの優先度を決めておきます。
また、自社のホットラインを決めておき、何時でも判断を仰ぐことが出来るようにするのも大事なポイントです。