会議資料のバックアップ

海外出張、PCがダウンすれば会議の発表はおろかスケジュールの確保も難しくなります。


会議で発表しようとしたら、PCが動かない。会議室に10人も集まっていたら、こちらも固まります。
こんな場面に備えて準備しておきましょう。


１．会議資料は1部ハードコピーしておく
会議では手元資料があったほうが良いので、パワーポイント資料にして、1枚に2面印刷したものを用意しておきます。会議前に出席メンバー人数分のコピーを頼みます。

２．事前に会議資料を送っておく
先方の担当者がわかっている場合は、事前に資料を送っておきます。１．の資料は会議前に送っておけば親切です。
資料が大きい場合Firestorage　http://firestorage.jp/　などの無料サーバーにおけば、先方のサーバーで拒絶されることもありません。
但し、会議日程に合わせたサーバーの有効期間設定をお忘れなく。期間を過ぎると破棄されます。
資料の内容が判りきったものでは会議自体やる意味があるのかになってしまうので、こちらの希望、双方の主張のギャップを書き、会議での交渉内容を明確にします。
先方の社内LANから自分の会社のイントラネットに接続するのは危険ですから止めましょう。良かれと思っても、貴方の情報保全への注意力を疑われてしまいます。

３．Googleドキュメントを使う
GoogleドキュメントやEvernoteを使かい資料作成します。最初からGoogleドキュメントで書いておけば、自分のPCを先方の会社のネットワークにつながなくて済むので安心です。
先方の誰かのPCを借りて説明しますので、 Googleドキュメントにあるデーターはコピーされると考え、使い捨てユーザー名にする、必要分だけアップしておき、会議後パスワードを変更します。　　

４．USBメモリーを使う
会議データ以外のデーターがコピーされない様に注意します。
必要なデータだけを会議室のPCにコピーして、USBメモリーをすぐ抜きとります。
特に注意したいのはデータを探すときに他のデータのタイトルも見られてしまうことす。出張中は先方の競合先にも訪問することが多いでしょうから、資料のフォルダー名をつけるときは注意しましょう。
会社ごとにUSBメモリーを用意し、どの会社向けか判るようにしておけば確実です。

●PCを先方の会社のネットワークにつなぐリスク
タブレットなどを先方のネットワークに無線LANでつなげばなにかと便利ですが、PC上のデータをコピーされてしまう恐れがあるので注意が必要です。確実なのは、ネットワークには入らずディスプレー端子のみ会議室のプロジェクターや大型スクリーンにつなぐことです。
貴方のPCには先方が欲しいデータがたっぷり入っていることをお忘れなく。
また、４．同様データーを探すときは注意が必要です。ディスクトップは綺麗にしておきましょう。