2012/06/06

海外出張報告 会議の結果

会議の前に英文で資料を用意しておきます。

誰かに書いてもらうよう頼むのも方法ですが、苦労して書くと頭に残るものです。書いたあと、よく英語のできる人に言い回しをチェックしてもらいます。
この人は英語が分かっても状況や何を言いたいか分からなければ、翻訳にはなりません。

貴方の英語をチェックする人や会議で聴く人の苦労を考えると、

○状況説明はパワーポイントで推移を時系列に書くことで判りやすくなります。

○会議目的については、自分の立場、意見、要望を明記して、実行の条件をあげ、結果とその期待効果を書いておけば、こいつは何しに来たんだといわれる事はありません。

○また、発表資料とは別に先方の主張を英文で用意しておくのも討議する上で有効です。先方の説明が判りにくいときには、こうゆう事ですかと尋ねることで論点を確認出来ます。
この主張に対する賛成反対の意見とその理由も用意しておくことが必要です。


会議で求められる結論は、必ずその場でメモにまとめてましょう。
やること、期日、やる人を書いておくと効果的です。電子黒板、プロジェクター用紙、紙に、PCなど、会議で用いた資料にめいめいに書き込んでもらい確認、合意したらそのままサインしてもらいます。
プリントアウトできない場合、写メールして合意メモにするのも良いと思います。
後から、英語で議事録にするのは大変で、やるべき項目の実施責任者を後から指名することは難しいですし。議事録作成作業に時間をかけて名文を書いても会議の効果が半減してしまいます。
合意メモにそって出来ることを、その日からアクションしてもらうことが肝心です。

この効果をもっと確実にするには前に書きましたが出張報告(原稿)を申請時に用意しておき英文化しておきます。誰に何をやってもらいたいかの内容が英文で頭にあれば、会議そのものの進行をそちらに向けてリードすることが出来ます。

出張前後は通常業務の調整で忙しく、出張議題に関われないことがよくあります。
海外現地についてから会議資料をつくる、帰国してから議事録をまとめるというような仕事の先送りは出来ないと考えるべきでしょう。


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